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C’est un phénomène courant : vous devez écrire beaucoup dans un laps de temps relativementcourt. Cela peut sembler une situation plutôt intimidante et potentiellement stressante. Heureusement, le simple fait d’apporter une certaine organisation dans votre travail peut largement vous aider à travailler de manière plus efficace et efficiente lorsque vous devez produire beaucoup d’écrits.

Face à une énorme quantité de travail, il peut souvent être utile de consacrer une minute à cartographier précisément ce que vous allez faire. La rédaction ne fait pas exception à la règle. Les questions que vous pouvez vous poser incluent le type de texte que vous devez produire, pour qui, pourquoi il doit être écrit, ainsi que pour quand il doit être réalisé.

Plus précisément, nous pouvons nous concentrer sur le quoi et le qui dans les questions indiqué ci-dessus. Savoir quel type de document vous devez produire peut beaucoup vous aider à établir ce qui doit être fait exactement en termes de rédaction et de sélection de l’information. Une courte note, par exemple, nécessite beaucoup moins de détails et d’exemples qu’un briefing plus élaboré, sans parler d’un long rapport. La recherche et le filtrage des bonnes informations deviennent beaucoup plus faciles une fois que vous avez déterminé la nature du document.

Pour qui vous écrivez est également crucial pour rendre votre travail un peu plus facile. En vous mettant à la place de votre lecteur potentiel, il est beaucoup plus facile de déterminer exactement ce dont il a besoin. Qu’ont-ils besoin de savoir ? Y a-t-il des choses dont vous pensez qu’ils sont déjà conscients ? Seule l’inclusion des informations pertinentes devrait vous faire gagner, à vous et à votre lecteur, un temps précieux.

S’arrêter un instant et se poser ces questions très simples devrait vous empêcher de faire beaucoup d’erreurs courantes.

Quoi ? Qui ? Pourquoi ? Où ? Quand ? Comment ?

Qui est Alex ?

Alex Townley est l’un de nos formateurs clés chez AIM & Associés. Il délivre les formations « Ecrire avec impact »et« Ecrire avec impact en télétravaillant » pour l’Ecole européenne d’administration. Il peut vous aider à organiser votre écriture lorsque vous êtes stressé, afin de rendre compte à la hiérarchie de manière plus efficace.

Nous avons tous déjà été confrontés à cette situation de devoir préparer à une négociation sans savoir comment s’y prendre et par où commencer. Heureusement, vous pouvez faire un certain nombre de choses pour vous préparer dans ce genre de situation. L’un des outils que vous pouvez utiliser est celui de l’analyse stratégique de toutes les personnes et parties impliquées dans la négociation (y compris vous-même). Après tout, avoir la bonne information est un élément essentiel à la bonne préparation.

La première partie de l’analyse est relative à l’objectif (probable) des parties impliquées dans la négociation. Selon vous, quels sont les objectifs qu’elles essaient d’atteindre ? Un exemple pourrait être la confrontation à un parti orienté vers le statu quo, qui veut que les choses restent exactement comme elles sont.

Après avoir déterminé l’objectif de la négociation, une étape de suivi logique consiste à commencer à examiner les actifs/avantages/atoutsqu’une partie donnée peut apporter à la table. Qu’est-ce qu’ils ont à offrir et qu’est-ce qui pourrait les aider à atteindre leurs objectifs ? Si nous poursuivons notre exemple décrit dans le paragraphe précédent, notre négociateur axé sur le statu quo pourrait avoir une maîtrise presque totale des faits et tenter de vous noyer positivement, vous et les autres, pour essayer de bloquer les négociations.

Bien sûr, personne ne dispose exclusivement d’atouts. Il peut aussi y avoir des facteurs limitatifs qui peuvent vous empêcher d’atteindre vos objectifs : les contraintes. Il est imaginable, par exemple, que notre partenaire adepte du statu quo ait de mauvaises relations avec les autres parties dans une négociation et qu’il ne soit pas particulièrement apprécié.

Aucune analyse d’une négociation ne peut être complète sans déterminer quels sont les enjeux pour les parties impliquées. Qu’est-ce qu’une partie peut gagner d’une négociation, ou inversément, qu’est-ce qu’elle risque de perdre si les choses s’effondrent? En nous inspirant à nouveau de notre exemple, le négociateur prônant le statu quo pourrait être confronté à une charge de travail considérablement accrue si la négociation ne se tournait pas en sa faveur.

Maintenant que l’étude de tous les éléments compris dans l’analyse stratégique a été faite, nous devrions être en mesure d’extrapoler une stratégie efficace à partir de ces éléments. Si nous faisons une analyse similaire pour nous-mêmes et pour toutes les autres parties impliquées dans la négociation, nous devrions être en mesure d’anticiper les réactions de nos collègues négociateurs et d’avoir une idée claire et robuste de la stratégie à utiliser. Bonne chance !

Qui est Neil ?

Neil Urquhart est un formateur, coach et facilitateur chevronné en communication avec plus de 20 ans d’expérience internationale sur quatre continents au Japon, en Allemagne, en France, en Italie, en Autriche, au Brésil, en Belgique, en Égypte, en Suède, en Espagne et au Royaume-Uni. Il délivre la formation en « négociation au quotidien »à l’Ecole européenne d’administration, ainsi que celle en « analyse et résolution de problèmes en temps de crise » pour les institutions, agences et organes européens.

Aussi désagréables soient-ils, nous sommes et serons tous confrontés à des conflits interpersonnels de toutes sortes et de toutes importances. Invariablement, quelqu’un finira par vous pousser à bout et vous aurez à faire face aux conséquences de cela. Peu importe à quel point ce sentiment peut être désagréable, il y a certaines choses que vous pouvez faire pour gérer les conflits tout en gardant votre sérénité.

La réponse naturelle et que nous apportons par défaut lorsque nous devons faire face à un conflit est ce qu’on appelle l’approche extérieure. Nous blâmons notre interlocuteur pour le fait que nous nous sentons mal. En utilisant cet état d’esprit, la prochaine étape logique serait de chercher à changer la situation, d’abord et avant tout en essayant d’amener l’autre personne à changer son comportement. Bien que cette approche puisse fonctionner dans de rares cas, le fait de mettre le tout sur l’autre rend l’autre approche fastidieuse et exaspérante. Au lieu de cela, il pourrait être utile de réaliser que lorsque quelqu’un parvient à vous mettre hors de vous, le problème réside en premier lieu dans le fait que vous avez en vous certains éléments sensibles, déclencheurs de colère.

Cela nous amène à une autre façon d’aborder cette situation : l’approche intérieure. Au lieu de rejeter la responsabilité d’une situation désagréable sur quelqu’un d’autre, il y a plutôt lieu de marquer une pause et de s’écouter vraiment soi-même. Au lieu de nous concentrer initialement sur le côté mental du problème, nous nous concentrons sur le physique. Écouter et expérimenter votre propre rythme cardiaque, votre respiration et vos sensations physiques générales peut vous aider à mieux reconnaître ce que vous ressentez et à en tenir compte. Vous pourriez commencer à remarquer des tendances lorsque vous faites cela : avez-vous régulièrement les mêmes sensations ou ressassez-vous les mêmes pensées encore et encore ? Prendre conscience de cela est une bonne première étape pour reprendre le contrôle de vous-même et cesser de vous voir comme une victime passive.

L’utilisation de l’approche intérieure plutôt que de l’approche extérieure peut vous aider à vous maîtriser et à développer une plus grande conscience de vous-même. Cela vous empêche également de rester coincé dans une dynamique où vous blâmez les autres et où vous essayez en vain de maîtriser des facteurs exogènes. Cela devrait vous aider à être à l’aise pour gérer des conflits.

Dans quelle mesure êtes-vous apte à adopter une approche intérieure des conflits ?

Qui est Séverine ?

Séverine Buyse est formatrice et coach AIM, facilitant la formation à la résilience et au bien-être pour les institutions de l’UE au cours des 10 dernières années. Elle donne la formation Créez votre propre bien-être en temps de crise à l’École européenne d’administration,ainsi que la communication empathique pour les institutions, agences et organes européens.