Comment présider une réunion ?

Avoir des réunions efficaces peut être un exercice intimidant. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit d’une réunion entre pairs sans hiérarchie formelle ni président officiel. Même dans ces circonstances, il existe des conseils, des astuces et des formules que vous pouvez utiliser pour rationnaliser vos réunions et les rendre plus efficaces.

Le fait que la réunion n’ait pas de président officiel ne signifie pas nécessairement qu’il ne peut y avoir de répartition des rôles des tâches. On peut même soutenir que, dans ce cas, le fait de répartir les rôles n’est que plus important. Une façon efficace et intéressante de diviser les tâches est d’examinerles trois P.

Le premier de ces P est le P pour Produit. La personne en charge du produit s’assure que la réunion a des objectifsclairs, ainsi qu’un ordre du jour réalisable. Cette personne est essentielle pour s’assurer que la réunion est efficace et ne s’écarte pas trop du chemin fixé à la base.

Le deuxième P signifie Process. Aucune réunion ne peut être efficace sans une bonne gestion du temps,il est donc important que quelqu’un surveille de près cela. Cette tâche peut être soigneusement combinée avec la prise de notes ou de procès-verbaux de la réunion pour s’assurer que les discussions et leurs résultats ne seront pas perdus de mémoire en temps voulu.

Enfin, il y a le P pour People. Tout le monde dans une réunion a une raison d’être là et a le potentiel d’y apporter quelque chose de significatif. La tâche importante et gratifiante de s’assurer que cette diversité de pensée et d’expérience est utilisée au maximum incombe à la personne en charge de ce P.

Réfléchir à qui prendra en charge quelle tâche peut rendre vos réunions beaucoup plus structurées, efficaces et efficientes. Bien sûr, il n’y a aucune raison pour que la même personne ait toujours les mêmes tâches, alors n’hésitez pas à secouer un peu les choses de temps en temps !

Produit

Processus

Gens

Qui est Anne ?

Anne de Wergifosse est l’une de nos formatrices clés chez AIM & Associés, elle est passionnée par le soutien individuel et collectif. Elle délivre la formation « réunions d’équipe productives » à l’École européenne d’administration,ainsi que de nombreux team building sur mesure pour les institutions, agences et organes européens.